Mutu
Menangani keluhan produk secara terstruktur
Menjaga respons pelanggan, bukti, penahanan stok, investigasi, tindakan, dan penutupan tetap jelas.
Respons awal perlu cepat tanpa menyimpulkan penyebab sebelum fakta tersedia. Tujuan pertama adalah melindungi pelanggan, mengendalikan produk terkait, dan menjaga bukti.
Keputusan yang perlu disepakati
Gunakan pertanyaan berikut sebagai awal percakapan. Sesuaikan kedalaman pemeriksaan dengan risiko, skala, dan kebutuhan organisasi Anda.
- Informasi minimum: produk, lot, jumlah, lokasi, waktu, kondisi, foto, dan dampak.
- Apakah stok atau lot lain perlu ditahan sambil menunggu pemeriksaan.
- Pemilik komunikasi pelanggan, investigasi, keputusan produk, dan tenggat.
- Kriteria penutupan serta tindakan korektif dan pencegahan yang diperlukan.
Bukti kerja yang perlu disimpan
Catatan yang ringkas membantu tim memahami keputusan lama, menangani perubahan, dan menilai hasil tanpa mengandalkan ingatan.
- Waktu keluhan diterima, respons, dan pembaruan pelanggan.
- Bukti fisik, foto, kondisi simpan, serta rantai penanganan sampel.
- Analisis penyebab berdasarkan bukti dan batas investigasinya.
- Tindakan, verifikasi efektivitas, keputusan penutupan, dan pelajaran.