Mencocokkan Surat Jalan dengan Pesanan Bakery B2B

Kiriman bakery dapat tiba dengan jumlah kotak yang terlihat benar, tetapi belum tentu cocok dengan ringkasan pesanan. Satu dokumen mungkin menghitung kotak, sementara pesanan memakai jumlah potong. Ada pula pesanan yang dikirim bertahap. Mencocokkan surat jalan membantu tim mengetahui bagian yang sudah diterima, bagian yang masih menunggu, dan selisih yang perlu dikonfirmasi.

Pekerjaan ini berfokus pada administrasi kiriman. Pemeriksaan kondisi produk tetap mengikuti kriteria penerimaan yang disepakati. Jumlah yang cocok tidak otomatis membuktikan mutu, dan kondisi yang baik tidak otomatis menutup kekurangan jumlah.

Mulai dari versi pesanan yang berlaku

Siapkan ringkasan pesanan yang terakhir disetujui, bukan tangkapan layar percakapan sebelum revisi. Catat nomor atau identitas pesanan, tanggal kebutuhan, lokasi penerimaan, serta nama pihak yang menyetujui. Bila perusahaan memakai purchase order, nomor PO menjadi penghubung utama antara permintaan pembelian dan surat jalan.

Perubahan pesanan kadang dikirim melalui pesan singkat. Pastikan perubahan itu sudah masuk ke ringkasan final. Misalnya, jumlah croissant berubah dari delapan kotak menjadi sepuluh kotak, tetapi dokumen awal masih menunjukkan delapan. Penerima perlu mengetahui apakah dua kotak tambahan sudah disetujui, bukan menyimpulkan sendiri bahwa pemasok mengirim terlalu banyak.

Simpan satu versi yang mudah dibuka petugas penerimaan. Orang yang menerima kiriman tidak seharusnya menebak keputusan dari beberapa percakapan yang berbeda.

Cocokkan nama dan satuan per baris

Baca setiap baris berdasarkan nama produk, varian, ukuran, dan satuan yang dipakai. Istilah singkat seperti “pastry campur” dapat menyulitkan pencocokan bila pesanan sebenarnya membedakan beberapa jenis. Gunakan nama yang sudah disepakati pada brief atau katalog yang menjadi rujukan.

Satuan harus dijelaskan sebelum membandingkan jumlah. Contoh fiktif: pesanan mencatat empat kotak, masing-masing berisi enam potong. Surat jalan menulis 24 potong. Kedua angka itu setara hanya jika isi per kotak memang sudah dikonfirmasi. Jangan mengubah satuan berdasarkan kebiasaan kiriman sebelumnya apabila kemasan kali ini berbeda.

Untuk kebutuhan rutin, tambahkan kolom satuan pesan dan satuan kirim pada catatan internal. Ini membantu petugas berikutnya memahami cara menghitung tanpa mengulang pertanyaan yang sama.

Pisahkan kiriman hari ini dari total pesanan

Pesanan yang dikirim sebagian memerlukan catatan kumulatif. Bayangkan satu pesanan berisi 60 kotak: 36 kotak diterima hari ini, sementara 24 kotak belum diterima. Catatan hari ini harus menyebut 36 sebagai jumlah kiriman, bukan menandai seluruh pesanan selesai.

Gunakan empat kolom sederhana: jumlah dipesan, jumlah diterima sebelumnya, jumlah diterima sekarang, dan sisa belum diterima. Tambahkan tanggal pada setiap penerimaan. Bila surat jalan terpisah untuk setiap tahap, hubungkan semua nomor surat jalan ke identitas pesanan yang sama.

Sisa belum diterima tidak selalu berarti ada keterlambatan. Jadwal bertahap mungkin memang sudah disepakati. Tulis status sesuai bukti: “tahap kedua menunggu tanggal yang dikonfirmasi” lebih jelas daripada “kurang 24” tanpa penjelasan. Jika jadwal belum jelas, minta konfirmasi sebelum menjanjikan pasokan ke outlet.

Catat selisih tanpa menghapus riwayat

Ketika angka berbeda, tulis yang diminta, yang tercantum pada dokumen, dan yang benar-benar dihitung. Sertakan waktu, lokasi, serta petugas yang mencatat. Foto dokumen atau kemasan dapat membantu bila sesuai kebijakan perusahaan, tetapi foto tidak menggantikan angka yang jelas.

Hindari langsung mengganti angka PO agar terlihat cocok. Langkah itu dapat menghilangkan jejak keputusan awal. Catatan koreksi sebaiknya menerangkan alasan, siapa yang menyetujui, dan dokumen mana yang menjadi rujukan penyelesaian.

Contoh pesan kepada pemasok: “PO A-017 mencatat 12 kotak. Surat jalan SJ-042 mencatat 12, hitungan penerimaan sementara 11. Mohon bantu cocokkan baris produk dan jumlah kiriman.” Pesan tersebut menyampaikan perbedaan yang dapat diperiksa tanpa menuduh penyebab sebelum ada bukti.

Buat catatan yang bisa dibaca petugas lain

Satu baris ringkasan dapat memuat nomor PO, nomor surat jalan, nama produk, satuan, jumlah pada dokumen, hitungan aktual, dan status tindak lanjut. Jangan memakai kolom komentar sebagai pengganti identitas dokumen. Catatan “sudah dibicarakan” akan sulit ditelusuri jika tidak menyebut percakapan atau keputusan yang dimaksud.

Contoh lain: dua surat jalan datang untuk pesanan yang sama pada hari berbeda. Tulis masing-masing sebagai penerimaan terpisah, lalu tampilkan totalnya. Bila salah satunya dibatalkan dan diganti dokumen baru, simpan hubungan penggantian itu sesuai aturan pencatatan perusahaan. Petugas yang membaca pekan berikutnya perlu mengetahui dokumen mana yang berlaku.

Periksa juga keterbacaan salinan. Nomor yang terpotong dalam foto atau lembar yang tidak lengkap dapat memperlambat pencocokan meskipun hitungan produk benar. Mintalah salinan yang jelas saat informasi tersebut masih mudah diperoleh.

Tentukan siapa menutup pencocokan

Petugas penerimaan, pembelian, dan administrasi mungkin memiliki tugas berbeda. Penerimaan menghitung kiriman; pembelian memastikan revisi yang sah; administrasi menghubungkan dokumen setelah selisih diselesaikan. Tentukan siapa yang boleh menyatakan satu pesanan lengkap.

Catatan akhir minimal menunjukkan identitas pesanan, surat jalan terkait, jumlah final, status selisih, dan tanggal penyelesaian. Bila masih ada pertanyaan, simpan sebagai terbuka dengan penanggung jawab yang jelas. Jangan mengandalkan tanda centang tanpa keterangan karena petugas berikutnya bisa menganggap semua hal sudah selesai.

Setelah beberapa kiriman, lihat pola selisihnya. Apakah nama produk terlalu singkat, isi per kotak berubah, atau revisi tidak sampai kepada penerima? Perbaiki informasi pada pesanan berikutnya. Untuk memulai percakapan pasokan dengan ASA Group, gunakan brief B2B yang dapat ditindaklanjuti dan sertakan satuan, lokasi, serta pihak penerima. Dokumen yang konsisten membuat setiap kiriman lebih mudah dicocokkan.